Arbeitszeiterfassung in Spanien: strenge Regeln und kommende Reform
Digitale Zeiterfassung und verschärfte Anforderungen für Arbeitgeber
Spanien zählt zu den strengsten Ländern bei der Arbeitszeiterfassung. Das Land hat im März 2019 ein Gesetz verabschiedet, das zu den strengsten Arbeitszeiterfassungsgesetzen der Welt zählt und in Europa eine Sonderstellung einnimmt. Das Gesetz trat wenige Tage vor einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 in Kraft, wonach die einschlägige EURichtlinie zur Arbeitszeitgestaltung eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vorsieht.
Karl H. Lincke | Rechtsanwalt & Abogado | Partner der Kanzlei Mariscal Abogados | www.mariscal-abogados.com | Vorsitzender des DAV Spanien
„Spanien zählt zu den strengsten Ländern bei der Arbeitszeiterfassung“
Dieser Beitrag stellt die wesentlichen Eckdaten des spanischen Arbeitszeiterfassungsrechts dar und wirft einen Ausblick auf eine bedeutende arbeitsrechtliche Gesetzesnovelle, die in Spanien bevorsteht und eine Verschärfung der Arbeitszeiterfassung beinhaltet.
ARBEITSZEITERFASSUNGSPFLICHT UND METHODEN
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in Art. 34 Abs. 9 des Gesetzes über die Rechte der Arbeitnehmer (Estatuto de los Trabajadores) geregelt. Arbeitgeber müssen täglich die Anfangs- und Endzeit der Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers aufzeichnen.
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Art der Arbeitszeiterfassung vor – sie kann sowohl elektronisch als auch in Papierform erfolgen. In der Praxis nutzen rund 70 Prozent der Unternehmen elektronische Zeiterfassungsmethoden. Entscheidet sich ein Unternehmen für Papierform, muss es besonders auf Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit achten. Ein Urteil aus dem Februar 2022 gegen die Bahngesellschaft RENFE stellte klar, dass die bloße Unterschrift zu Arbeitsbeginn nicht genügt, da so nur das erwartete, nicht das tatsächliche Arbeitsende erfasst wird.
Die aktuell geplante Gesetzesreform sieht eine ausschließlich digitale Zeiterfassung vor.
Arbeitgeber sollen die Vorgehensweise zur Arbeitszeiterfassung vorrangig mit dem Betriebsrat oder anderen Arbeitnehmervertretungen vereinbaren. Die Aufzeichnungen sind vier Jahre aufzubewahren und auf Verlangen dem Arbeitnehmer, seinem Vertreter oder der Aufsichtsbehörde für Arbeit und Sozialversicherung vorzulegen.
Das Arbeitsministerium empfiehlt, auch Pausen und Unterbrechungen zu dokumentieren, da sonst angenommen wird, dass die gesamte Zeit zwischen Beginn und Ende als Arbeitszeit gilt. Überstunden sind tageweise zu erfassen und für den Auszahlungszeitraum zusammenzufassen. Arbeitnehmer müssen eine Übersicht über geleistete Überstunden erhalten. Für Teilzeitkräfte gilt eine monatliche Zusammenfassung, die mit der Lohnabrechnung ausgehändigt wird. Bei Verstößen wird angenommen, dass ein Vollzeitarbeitsverhältnis besteht, sofern kein Gegenbeweis erbracht wird.
ANWENDUNGSBEREICH DER ARBEITSZEITERFASSUNG
Die Pflicht gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer – auch für Handelsvertreter und Remote-Arbeitsverhältnisse, unabhängig von der Unternehmensgröße oder Rechtsform.
Ausgenommen sind lediglich besondere Arbeitsverhältnisse, etwa Führungskräfte der obersten Ebene, Künstler, Sportler und Rechtsanwälte. Für Hausangestellte entschied der EuGH im Dezember 2024, dass auch deren Arbeitszeiten zu erfassen sind. Die geplante Gesetzesänderung passt die Vorschriften entsprechend an.
GEPLANTE GESETZESREFORM
Aktuell wird im Parlament eine arbeitsrechtliche Reform debattiert, die strengere Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung stellt. Digitale Zeiterfassungssysteme müssen unverfälschbar und zugänglich sein. Nach dem Gesetzesentwurf, der am 16. Mai 2025 vom Ministerrat beschlossen wurde, müssen Unternehmen künftig digitale Systeme nutzen, die unverfälschbar und jederzeit für die Aufsichtsbehörde per Fernzugriff zugänglich sind.
„Digitale Zeiterfassungssysteme müssen unverfälschbar und zugänglich sein“
Weitere Maßnahmen der Reform umfassen:
- Verkürzung der gesetzlichen Arbeitszeit von 40 auf 37,5 Wochenstunden
- Das Recht auf digitale Unerreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit
BUSSGELDER BEI NICHTEINHALTUNG
Die Bußgelder bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht liegen aktuell je nach Schwere zwischen 751 und 7500 Euro. Der neue Gesetzesentwurf sieht eine deutliche Erhöhung vor: Bußgelder zwischen 1000 und 10.000 Euro pro betroffenem Arbeitnehmer sind möglich. Ein unzureichendes System kann so zu sehr hohen Strafen führen. 2024 wurden Bußgelder in Höhe von insgesamt 2,99 Mio. Euro verhängt, betroffen waren 21.649 Arbeitnehmer.
FAZIT
Die spanische Gesetzgebung zur Arbeitszeiterfassung zählt zu den strengsten in Europa und wird durch die geplante Reform weiter verschärft. Unternehmen müssen sich auf digitale, unverfälschbare Zeiterfassungssysteme einstellen, die jederzeit für die Aufsichtsbehörden zugänglich sind. Die Erhöhung der Bußgelder unterstreicht die Bedeutung der Einhaltung dieser Vorschriften. Ein genauer Blick auf die spanischen Regelungen bietet wertvolle Erkenntnisse für Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Umgang mit der Arbeitszeiterfassungspflicht.
