„Assistenz“? – Besser: Partner:innen!

Weil all dies für Mitarbeitende in Kanzleien keinesfalls zutrifft, ist die frühere Berufsbezeichnung „Rechtsanwaltsgehilfin“ 1995 abgeschafft worden. Zu Recht werden sie jetzt bekanntlich als Rechtsanwaltsbzw. Notarfachangestellte „staatlich anerkannt“ (§ 1 ReNoPatAusbV).¹V. v. 29.08.2014 BGBl. I S. 1490, gültig ab 01.08.2015; zul. geänd. d. Art. 10 Gv. 24.06.2022 BGBl. I S. 959. Uns scheint, dass bis heute zahlreiche Rechtsanwält:innen sich immer noch deutlich zu wenig mit den durch die Verordnung zwingenden und geprüften²§ 7 Abs. 3–7 ReNoPatAusbVO. Inhalten dieser Ausbildung beschäftigt haben.

RECHTSANWALTS- BZW. NOTARFACHANGESTELLTE VERFÜGEN ÜBER UMFASSENDE KENNTNISSE UND FÄHIGKEITEN

Ihre Ausbildung umfasst Kenntnisse und Fähigkeiten für alle nicht explizit juristischen Arbeiten, die in einer Kanzlei anfallen. Dazu gehören beispielsweise die laufende Aktenführung, ggf. auch der Mandant:innenempfang, souveränes Telefonieren mit allen, seien es Erstanrufe, das Einfordern notwendiger Unterlagen, von Gebührenvorschüssen etc. oder auch die sachkundige Entgegennahme der Anfragen der Gerichte. Die Mitarbeitenden sind auch verantwortlich für rechtzeitige Wiedervorlagen. Sie erledigen Schriftverkehr, nicht nur nach Diktat, sondern auch selbstständig, z. B. einfachere Anspruchsbegründungen, Klageschriften oder -begründungen, die Korrespondenz mit Rechtsschutzversicherungen u. ä. Sie berechnen, notieren und überwachen die Einhaltung aller Fristen und Gerichts- und Besprechungstermine. Sie beherrschen die Buchführung und das Kassenwesen. Sie führen den elektronischen und/oder Papier-Terminkalender in Kenntnis der gesamten Komplexität und haftungsrelevanten Intensität bezüglich der Eintragungen bzw. Streichungen dort. Sie können selbstständig alle Arten von Zwangsvollstreckungen bearbeiten. Sie kennen das gesamte Alltagsgeschäft der Elektronik mit den vorgeschriebenen Datenschutzregeln. Nicht zuletzt können sie jeweils alle richtigen Gebühren berechnen, zusätzlich auch die jeweiligen Kostenfestsetzungsverfahren von Anfang bis Ende durchführen und die entsprechenden Zahlungseingänge überwachen.

„Die ReFA-Ausbildung umfasst Kenntnisse und Fähigkeiten für alle nicht explizit juristischen Arbeiten einer Kanzlei“

Diese – nicht abschließende – Aufzählung der Kenntnisse und Fähigkeiten der Fachangestellten haben also nichts mehr zu tun mit nur „bei der Arbeit zur Hand gehen“ oder „behilflich sein“ – also lediglich einem „Assistieren“.

DEUTLICHE STEIGERUNG: GEPRÜFTE RECHTSFACHWIRT:IN

Dies gilt erst recht, wenn Rechtsanwält:innen das Glück haben, Mitarbeitende zu beschäftigen, die das Studium(!) zur Rechts- oder/und Notarfachwirt:in erfolgreich abgeschlossen haben. Hierbei handelt es sich um eine seit 2001 staatlich anerkannte³RechtsfachwPrV v. 23.08.2001, zul. geänd. D. Art. 19 V. v. 09.12.2019 BGBl. I,2153; vgl. ausf. Dralle, AnwBl 2004(!), S. 46 ff. Aufstiegsfortbildung, die einer Meisterprüfung gleichwertig ist. Rechtsfachwirt:innen besitzen alle Qualifikationen, die sie zur „Verwaltung, Organisation und Leitung eines Rechtsanwaltsbüros befähigen“. Sie beherrschen das gesamte nichtanwaltliche Aufgabenfeld einer Kanzlei und können damit qualifizierte Sachbearbeitung im anwaltlichen Aufgabenfeld leisten.⁴§ 1 Abs. 2 S. 1 RechtsfachwPrV. Dazu gehören, neben der „Organisation des Büroablaufs und der Überwachung der Kommunikationssysteme“ u. a. auch die Fähigkeit, „betriebswirtschaftliche Problemanalysen zu erstellen“ und das „Rechnungswesen zu leiten“.

„Ausgebildete ReFaWis können den gesamten Büroablauf organisieren und betriebswirtschaftliche Problemanalysen erstellen“

Sie sind in der Lage, eigenverantwortlich den Personaleinsatz und die Personalführung zu übernehmen. Das gesamte Kostenwesen einer Kanzlei können sie betreuen sowie alle Vollstreckungsangelegenheiten, ebenfalls eigenverantwortlich, unter Berücksichtigung des materiellen Rechts, bearbeiten.⁵§ 1 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 – Nr. 5 RechtsfachwPrV.

RECHTSANWÄLT:INNEN MÜSSEN DELEGIEREN (LERNEN)

Aber: Zum einen können die Mitarbeitenden nur dann ihre gelernten Fähigkeiten und Kenntnisse einsetzen und anwenden, wenn die Rechtsanwält:innen überhaupt wissen, welche Qualifikationen die Ausgebildeten erlernt haben und mitbringen. Eine Beschäftigung mit den o. g. jeweiligen Ausbildungsinhalten anhand der einschlägigen Rechtsgrundlagen ist daher dringend geboten – und kann ggf. zu großem Erstaunen führen.

„Rechtsanwält:innen müssen Aufgaben an die Mitarbeitenden zur eigenverantwortlichen Bearbeitung übertragen“

Daneben scheint es jedoch für Rechtsanwält:innen persönlich häufig schwierig zu sein, Aufgaben tatsächlich an die Mitarbeitenden zur eigenverantwortlichen Bearbeitung zu übertragen. Geschah dies bisher nicht oder zu wenig, muss es von allen Beteiligten auch gelernt und „geübt“ werden.⁶Dralle, „Topf sucht Deckel“, BerlAnwBl 10/2019.

PERSONALGESPRÄCHE – RICHTIG DURCHGEFÜHRT

Sinnvollerweise ist dieser „Prozess“ des Mehr-Delegierens ein gemeinsamer. Dafür bieten regelmäßige (halboder jährliche) Personalgespräche eine gute Gelegenheit. Voraussetzung ist allerdings, dass diese a) rechtzeitig angekündigt und b) mit einer einvernehmlich erstellten „Tagesordnung“ vereinbart werden. Gängige TOPs sind:

• „Wo kommen wir her?“ – Was wurde im letzten Personalgespräch festgestellt/vereinbart?
• „Wo stehen wir jetzt?“ – Also eine Analyse der Ist-Situation, und
• „Wo wollen wir hin?“  – Welche Wünsche hat heute jeweils jede „Seite“ an die andere?

Alle Beteiligten sollten sich unbedingt rechtzeitig vorher ausreichend Zeit nehmen, diese Gespräche entsprechend vorzubereiten. Für Rechtsanwält:innen und Mitarbeitende muss klar sein, dass jeweils eine „Zwischenbewertung“ in solchen Gesprächen stattfinden kann und soll – und zwar wechselseitig! Kritik wird sinnvollerweise verknüpft mit Anregungen/Vorschlägen zur Verbesserung. Und – sehr wichtig und leider häufig vergessen – auch ein Lob ist notwendig! Es verstärkt positives Verhalten erheblich und führt häufig dazu, dieses positive Verhalten zu verstetigen. Außerdem wird Kritik auch leichter angenommen, wenn zuvor Positives deutlich benannt wurde.

WERTSCHÄTZUNG VERHINDERT „ABWANDERUNG“ – BEGEGNUNG AUF AUGENHÖHE

Allein die Kenntnis und Wahrnehmung der bei den Mitarbeitenden vorhandenen Erfahrungen, verbunden mit der entsprechenden Übertragung qualifizierter Tätigkeiten durch die Rechtsanwält:innen ist bereits geeignet, die notwendige Wertschätzung ihnen gegenüber sichtbar zu machen. Zusätzlich bedarf es jedoch weiterer „Anerkennungspunkte“, um die Mitarbeitenden an „ihre“ Kanzlei zu binden – Stichwort Corporate Identity. Insgesamt muss es gelingen, und zwar für alle, die in der Kanzlei tätig sind, also Mitarbeitende und Rechtsanwält:innen, eine gemeinsam erarbeitete und gelebte Alltagskultur zu entwickeln und zu pflegen. Sie muss möglichst konkret und sichtbar sein.

„Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden muss im Alltag konkret sichtbar sein“

Konkret heißt das, dass ein Arbeitsklima und eine Arbeitsumgebung geschaffen werden, in denen sich die Mitarbeitenden „wohl“, d. h. anerkannt und aufgehoben fühlen. Sie müssen feststellen können, dass sie gestaltenden Einfluss auf die Arbeitsprozesse haben. Mitarbeitende sind Menschen, mit denen man auf Augenhöhe sprechen sollte. Und: Ihre Arbeitsbedingungen selbst müssen die Anerkennung ihrer jeweiligen persönlichen Situation widerspiegeln.⁷Ausführl. Dralle, Vortrag auf dem DAT 2011 in Strasbourg; „Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der Kanzleiassistenz“, BerlAnwBl 7/2019.Eine Mutter (ggf. ein Vater) brauchen Arbeitsbedingungen, die diese Situation anerkennt. Das Angebot von flexiblen Arbeitszeiten, Teilzeittätigkeit und Homeoffice-Möglichkeiten, alles auch jeweils befristet, muss selbstverständlich werden. Eingehaltene Arbeitszeiten ohne regelmäßige Überstunden fördern das „Betriebsklima“ enorm. Ausreichende Urlaubsdauer und ein entsprechender Urlaubsplan sind wichtig. Nicht zuletzt muss auch die Höhe des monatlichen Gehalts „angemessen“ sein. Zusätzlich kann es, je nach Situation, sinnvoll sein, Zuschüsse zu Tickets des öffentlichen Nahverkehrs oder ggf. zu Benzinkosten zu gewähren. Gemeinsam können Weiterbildungsbedarfe geklärt und entsprechende Möglichkeiten gewährt werden.⁸Ausführl. Dralle, „Suche nach Mitarbeiterinnen in der Anwaltskanzlei“, BerlAnwBl 7/2019. Schließlich ist eine Teilhabe an Umsatz- und Gewinnsteigerungen sicher geeignet, die Motivation deutlich zu erhöhen und insbesondere auch zu erhalten. Die Beispiele können fortgesetzt werden.

SUCHE NACH MITARBEITENDEN MUSS PROFESSIONELL ERFOLGEN

Bekanntlich gibt „der Arbeitsmarkt“ aktuell – und zunehmend – nur selten bzw. gar keine ausgebildeten Fachkräfte für Kanzleien her. Allerdings gibt es zahlreiche Fachkräfte, die mit ihrer aktuellen Arbeitssituation aus verschiedenen Gründen unzufrieden sind und wechseln möchten. Deren Interesse kann und muss also geweckt werden. Auch für diese Suche ist die oben genannte gelebte wertschätzende „Alltagskultur“ von Bedeutung. Sie muss in der entsprechenden Suche deutlich hervorgehoben werden.

„Der ‚Ziel‘-Arbeitsmarkt besteht aus aktuell unzufriedenen Beschäftigten anderer Kanzleien“

Eine Stellenanzeige: „Wir suchen dringend … und benötigen eine qualifizierte …“ findet sich auf den entsprechenden Angebotsseiten/Job-Börsen im Übermaß. Dagegen ist eine Stellenanzeige z. B.: „Wir bieten … eine gut bezahlte Tätigkeit, regelmäßige Arbeitszeiten ohne Überstunden, Teilzeit- und Homeoffice-Möglichkeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten“ sicher deutlich besser geeignet, die Aufmerksamkeit von Suchenden zu wecken.⁹Vgl. ausführl. Dralle, BerlAnwBl. 7/2019. Darüber hinaus beeinflusst auch die Durchführung des Verfahrens selbst einen möglichen Erfolg: Wenn die Bewerber:in z. B. zunächst 45 Minuten in einer kleinen Kammer inmitten eines ansonsten hektischen Büros warten muss, bevor sich „irgendjemand“ um sie kümmert, ist die Abschreckung „überzeugend“.¹⁰Ausführl. Dralle, „Suche nach Mitarbeiterinnen in Anwaltskanzleien“, BerlAnwBl 7/2019. Es hinterlässt den entsprechenden Eindruck, wenn eine eingehende Bewerbung nicht bestätigt wird. Solche „Baustellen“ können vermieden werden.

ALTERNATIVE: SELBST AUSBILDEN

Ein weiterer guter Weg, ausgebildetes Personal zu gewinnen, ist eine Ausbildung in der eigenen Kanzlei.¹¹ausführl. Daniels/Dralle, „ReFa gesucht?“, BerlAnwBl. 2022, S. 208 ff. Die Ziele der Kanzlei, die Anforderungen und die Inhalte der dortigen Arbeit können „maßgeschneidert“ an Auszubildende weitergegeben werden. Die „hier“ Ausgebildeten kennen uns (und wir sie). Zunächst ist Voraussetzung, dass die für die Ausbildung Zuständigen in der Kanzlei wirklich „ausbildungsgeeignet“ sind.¹²Dazu ausführl. Dralle, „Kanzleiorganisation und Mitarbeiterführung“, BerlAnwBl 10/2018; Daniels/Dralle, „ReFa gesucht?“, BerlAnwBl. 6/2022. Es setzt die Bereitschaft voraus, sich mit den Ausbildungsinhalten, dem Ausbildungsrahmenplan etc. zu beschäftigen und sich die entsprechende Zeit zu nehmen. Es bedarf auch des Willens, sich kontinuierlich über einen längeren Zeitraum mit den konkreten Menschen/Auszubildenden zu beschäftigen. Und auch hier muss die vorhergehende Suche ebenso professionell erfolgen wie oben beschrieben – mit der Besonderheit, dass das junge „Zielpublikum“ mit seinen speziellen Kommunikationsformen und -inhalten ausreichend berücksichtigt werden muss.

„Die Suche nach Auszubildenden muss in den besonderen ‚jugendlichen‘ Kommunikationsformen erfolgen“

FAZIT

Ausgebildete Mitarbeitende müssen ebenso professionell gesucht werden wie Auszubildende. Alle brauchen einen kontrollierten, empathischen Umgang, in dem gestaltende Diskussionen nicht nur zulässig sind, sondern geplant und gefördert werden. Und: Die materiellen Arbeitsbedingungen müssen zeitangemessen sein in Bezug auf alle Komponenten des Arbeitsalltags (Bezahlung, Urlaub, Arbeitszeiten, Sonstiges). Dann – und wahrscheinlich nur dann – werden die Rechtsanwält:innen und „ihre“ Mitarbeitenden dauerhaft miteinander arbeiten wollen und können.