Das Bürger- und Organisationenpostfach (eBO)

Eine Teilnahme als Anwender

Zeitgleich mit der aktiven Nutzungspflicht für das beA wurde zum 1. Januar 2022 auch das eBO als neuer sicherer Übermittlungsweg für Bürgerinnen und Bürger sowie Organisationen (Juristische Personen und nicht rechts fähige Personenvereinigungen) eingeführt. Aktuell (Stand 9/2024) sind ca. 15.000 eBO registriert.

Ilona Cosack | Fachbuchautorin | Referentin | beA-Bloggerin und Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack | Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare

 1. POSTFACHEINRICHTUNG

Um ein eBO einzurichten, muss der Postfachinhaber eindeutig identifiziert werden. Dazu ist neben dem Namen und Vornamen auch die Anschrift zu verifizieren und muss im SAFE-Verzeichnisdienst veröffentlicht sein.

eBO-Inhaber, die keine natürlichen Personen sind, können in der eBO-Registrierungsanwendung die Zustimmung zur Zustellung elektronischer Dokumente allgemein erteilen (§ 173 Abs. 4 Satz 3 ZPO).

2. BESCHAFFEN EINES eBO

Nutzungsinteressierte müssen sich selbst um ein eBO kümmern. Die Verbände des Arbeitslebens (Gewerkschaften, Arbeitgeberverbände einschließlich deren Zusammenschlüsse und von ihnen gebildeten juristischen Personen, vgl. § 11 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 und 5 ArbGG) können ebenfalls das eBO nutzen. Für die passive Nutzungspflicht der Verbände gilt nach Art. 3 des Gesetzes zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 5. Oktober 2021 (BGBl. I S. 4607) eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2024, für die aktive Nutzungspflicht nach Art. 10 des ERV-Ausbaugesetzes eine solche bis zum 1. Januar 2026.

Man hat die Auswahl zwischen drei Softwareanbietern, die kostenpflichtige Software für ein eBO anbieten (in alphabetischer Reihenfolge):

a) FP Digital Business Solutions (ehemals Mentana- Claimsoft)
b) Governikus: Governikus COM Vibilia
c) Procilon: eBO proDESK Framework Anders als bei beA wird die Kommunikation über das eBO nicht über eine separate Softwareoberfläche, sondern über das E-Mail-Postfach (z. B. Outlook) geführt. Dazu gibt es ein Add-In des jeweiligen Softwareanbieters.

3. EINRICHTEN EINES eBO

Der ausgewählte Softwareanbieter erstellt das eBO und hinterlegt das eBO-Software-Zertifikat im System. Gleichzeitig erhält man vom Anbieter auch die Daten für die SAFE-ID. Im Portal https://safe.safe-justiz.de/ebo-registrierung/ ist dann keine Registrierung mehr erforderlich, denn die SAFE-ID ersetzt den Benutzernamen. Man muss sich jedoch am SAFE-Portal einloggen (Anmelden mit Benutzername und Kennwort). Das initiale Startkennwort erhält man ebenfalls vom Anbieter. Danach ist das Passwort unter „Neues Kennwort anfordern“ zu ändern. Dazu gibt man die SAFE-ID ein. Anschließend erhält man eine E-Mail mit einem Resetlink. Die Identifizierung erfolgt bei natürlichen Personen über die Online-Ausweisfunktion. Wie beim MJP (siehe Cosack, beA und „Mein Justizpostfach“ (MJP), BAB 9/2024, Seite 321 ff.) benötigt man die AusweisApp2 auf dem Rechner und ein Smartphone oder ein Kartelesegerät.

Wer das eBO in seiner Rolle als Dolmetscher, Gerichtsvollzieher, Sachverständiger, Patentanwalt, Verband oder Gewerkschaft nutzen will, muss dies zusätzlich angeben. Die Freischaltung erfolgt durch die zuständigen Stellen der Justiz bzw. Patentanwaltskammer. Die Berufsträgereigenschaft wird im SAFE-Verzeichnisdienst veröffentlicht. Inhaber von eBOs für Verbände oder Gewerkschaften, die für eine Partei vor Gericht vertretungsbefugt sind, können diese Vertretungsberechtigung bestätigen und werden dadurch automatisch berechtigt, untereinander Nachrichten zum Zwecke der Zustellung auszutauschen. Ein Identifizierungsverfahren kann auch bei einem Notar erfolgen.

Weitere Informationen erhält eine ausführliche Anleitung, die man hier downloaden kann: https://cdn.bnotk.de/safe/eBO_Leitfaden.pdf (Stand 10.10.2024).

4. ÄNDERUNG DER NUTZERDATEN

Achtung: Wer bereits ein eBO hat und seine Daten ändern möchte, muss darauf achten, dass das eBO deaktiviert wird, bis man erneut eine Identifizierung durchgeführt hat.

5. eBO-NACHRICHTEN EMPFANGEN

Nachrichten aus einem beA landen als E-Mail im Postfach des Empfängers. Sie beinhalten neben den Anlagen eine in unserem Beispiel 19-seitige Datei mit den Namen „report.pdf“, die den Prüfvermerk und weitere technische Informationen enthält:

Des Weiteren enthält die Nachricht den Strukturdatensatz (xjustiz-nachricht.xml) sowie eine ZIP-Datei mit dem Namen EGVP_Dateien.zip.

6. eBO-NACHRICHT SENDEN

Zunächst wählt man die Anlagen aus und muss eine Dokumentenklasse definieren (Pflichtfeld).

Danach startet man das Add-In des eBO und sucht über das Adressbuch in Outlook die Adresse (SAFE-ID) des Empfängers aus. Die Vorschriften der ERVV und der ERVB müssen eingehalten werden. Nachgefragt wird, ob der Empfänger ein Gericht ist. Dann erscheint eine Liste, aus der man das zuständige Gericht auswählen muss. Alternativ kann man bei Gericht „Nein“ eingeben und an eine Anwältin oder einen Anwalt senden. Weitere Pflichtangaben sind „Mein Aktenzeichen“, das „Empfänger Aktenzeichen“, das „Sachgebiet“ (wenn nichts passt, kann „Unbekannt“ oder „Sonstige Sachen“ ausgewählt werden).

Danach kann die E-Mail aus dem Mailprogramm versendet werden. Man erhält eine „noreply“-Versendebestätigung nebst einer xml-Datei der Anlage.

Praxistipp:

Wenn Sie mir eine Nachricht über Ihr beA senden wollen, verwenden Sie bitte die erste Adresse im Verzeichnis mit der EGVP-Rolle: egvp_ebo.

Fazit:

Das eBO lässt sich, Einrichtung durch den Softwareanbieter vorausgesetzt, komfortabel über das EMail- Programm nutzen. Wermutstropfen sind die Kosten, die für ein eBO entstehen. Diese belaufen sich pro Monat auf etwa die Kosten, die pro Anwalt jährlich beim beA entstehen.

Damit ist das eBO für „professionelle Einreicher“ eine teure Angelegenheit. Nutzende, die selten das eBO benötigen, können bis zu acht Nachrichten pro Monat kostenlos versenden. Es empfiehlt sich, bei den Softwareanbietern nach aktuellen Konditionen für Viel- bzw. Wenignutzer zu fragen.

Heft 01/02 | 2025 | 74. Jahrgang