Das Instrument „interner Wissensaustausch“ für die Kanzlei nutzbar machen

Denn es gilt, durch einen strukturierten und gut organisierten Austausch die Schnittstellen juristische Tätigkeit und Backoffice-Tätigkeit voneinander abzugrenzen. Daneben ist die Schnittstelle allerdings auch so durchlässig zu gestalten, dass alle Kanzleimitglieder das Unternehmen, und daneben auch die Aufgabenfelder des jeweils anderen Kanzleimitglieds im Blick haben, auch, um die jeweiligen eigenen Aufgaben darauf abzustimmen. Gelingt einer Kanzlei diese Abstimmung, liegen wenig Reibungsverluste vor, und die Kanzleiabläufe sind wie in einem Räderwerk gut miteinander verzahnt. Soweit die Theorie. Und wie kann das in der Praxis gelingen?

„Es gilt, durch einen strukturierten und gut organisierten Austausch die Schnittstellen juristische Tätigkeit und Backoffice- Tätigkeit voneinander abzugrenzen“

Nehmen wir das Beispiel Aktenverwaltung. Um im laufenden Mandat gut mit der im Einsatz befindlichen Software zu arbeiten, ist eine korrekte und vollständige Aktenanlage elementar wichtig. Fehlen hier Angaben oder wird die Akte nicht vollständig angelegt, führt das im späteren Verlauf bei der Aktenbearbeitung zu Fehlern und Zeitverlusten. Im internen Austausch sollte gemeinsam festgelegt werden, welche Informationen von wem und wann bei dem Mandanten abgefragt werden, um eine vollständige Aktenanlage zu gewährleisten. Dies kann über einen Mandatsinfobogen erfolgen, der vorab dem Mandanten per E-Mail zugesandt oder vor Beginn der Besprechung durch den Mandanten ausgefüllt wird. Bereits vor Beginn der Besprechung sollte durch das Backoffice eine Kollisionskontrolle erfolgen und bereits für den Berufsträger vermerkt sein, dass anhand der vorliegenden Daten diese Kontrolle erfolgt ist. Weiter erforderliche Angaben, wie das Referat, vereinbarter Stundensatz, zuständiger Sachbearbeiter, weitere Kontaktdaten von Drittbeteiligten etc. werden vom Berufsträger auf dem Infobogen notiert oder ergeben sich aus den ausgehändigten Unterlagen. Nach Vorliegen aller erforderlichen Daten und nach dem Besprechungstermin wird die Akte im Backoffice-Bereich digital (und ggf. noch in Papierform) angelegt, die vorliegenden Mandatsunterlagen gescannt und zur Akte archiviert. Für die weitere effiziente Aktenbearbeitung ist entscheidend, welcher Aufbau bei der elektronischen Akte einheitlich festgelegt wurde:

• Gibt es eine festgelegte Aktenbezeichnung?
• Ist festgelegt, dass jede Akte einem konkreten Referat zugeordnet wird?
• Erfolgt vor Adressanlage eine Prüfung, ob die Adresse bereits im Adressdatenbestand enthalten ist, um Adressdoubletten zu vermeiden?
• Ist aus dem Infobogen ersichtlich, ob der Mandant die Korrespondenz vordringlich per E-Mail wünscht und welche E-Mailanschrift verwendet werden darf?
• Wo werden vereinbarte Stundensätze vermerkt (in der Akte oder zur Mandantenadresse)?
• Wird der Betreff in der Korrespondenz mit den Beteiligten individuell nach einer einheitlichen Vorgabe eingepflegt oder wird bei der jeweiligen Erstellung der Schreiben die Aktenbezeichnung verwendet und dann jeweils händisch in einen sinnvollen Betreff abgeändert?
• Gibt es in der E-Akte einheitlich festgelegte Unterordner, in denen die Korrespondenz sortiert und archiviert wird?
• Ist festgelegt, dass jede Akte eine in die Zukunft gerichtete realistische Wiedervorlage mit einem konkreten Grund erhält?

Diese Liste lässt sich nach Belieben noch weiter fortsetzen und erweitern. Eines wird bei den vorgenannten Punkten allerdings bereits deutlich. Ist jedem Beteiligten klar, wie wichtig das Abfragen von Informationen für eine korrekte Aktenanlage ist, und erfolgt diese, so kann mit der vollständig angelegten Akte auf allen Ebenen gut gearbeitet werden. Fehlen Angaben bzw. wird die Akte nicht nach den festgelegten Maßgaben angelegt, stockt der Prozess in der weiteren Mandatsbearbeitung. Und nicht nur die Mandatsbearbeitung leidet, auch mit Blick auf das unternehmerische Controlling ist eine korrekte Aktenanlage elementar wichtig. So lässt sich bei fehlender oder fehlerhafter Referatsangabe am Ende des Jahres keine Auswertung darüber vornehmen, wie viele Manda te pro Referat angelegt wurden. Dementsprechend lassen sich Fehlentwicklungen in der Mandatsstruktur nicht feststellen und ein Gegenwirken ist für die Kanzleiführung faktisch unmöglich.
Mit Blick auf die berufsrechtlichen Vorgaben nach einer haftungssicheren Kollisionsprüfung ist die Vermeidung und Behebung von Adressdoubletten ebenfalls ein wichtiges Thema für die Kanzleiführung, aber im Backoffice- Bereich vielleicht weniger relevant. Da herrscht wegen der nicht bekannten Auswirkungen auf die Haftung ggf. eher die Devise: „Hauptsache, eine Adresse ist angelegt, und wenn ich sie anlege, dann ist sie richtig angelegt.“ Das Vermerken von vereinbarten Stundensätzen zum Mandanten wird in Kanzleien mit mehreren Berufsträgern wichtig sein. So wirkt es in der Außendarstellung für den Mandanten sicher ein wenig befremdlich, wenn vereinbarte Stundensätze nicht allen Berufsträgern bekannt sind und ggf. bei referatsübergreifender Mandatierung durch den jeweils zuständigen Berufsträger noch einmal angesprochen werden. Hier gilt es, die mit dem Mandanten vereinbarten Konditionen für alle Kanzleimitglieder zugänglich zu dokumentieren, auch um Missverständnisse zu vermeiden. Daneben sollte die vereinbarten Abrechnungsmodalitäten einheitlich vermerkt und angewendet werden.
Und wie erfolgt nun die Umsetzung der internen Wissensvermittlung konkret? Bleiben wir beim Beispiel Aktenverwaltung. Hier ist ein interner Wissensaustausch auf allen Ebenen erforderlich, horizontal wie vertikal. Die Umsetzung kann über festgelegte Besprechungen erfolgen. Auf der jeweiligen vertikalen Ebene z. B. auf der Kanzleiführungsebene mit einer Besprechung über die Festlegung von Stundensätzen, Referatszuständigkeiten, Anforderungen an die Kollisionskontrolle etc. und auf der Backoffice-Ebene über die Struktur und Aufbau der E-Akte, dem Ablauf der konkreten Aktenanlage, Vermeidung und Behebung von Adressdoubletten.
Auf der Backoffice-Ebene bieten sich für den internen Wissensaustausch im Bereich Aktenanlage z. B. kleinteilige interne Fortbildungsmaßnahmen an. So kann z. B. von einem Mitarbeitenden der Prozess Aktenanlage vorgestellt werden, gemeinsam der Best-Practice-Weg festgelegt und anschließend angewandt werden. Dies lässt sich auf viele Themengebiete erweitern, wie z. B. Zusammenführung von Adressdoubletten, Anpassung von Vorlagen wie Rechnungs- und Briefkopfmasken etc. Wichtig ist, dass die jeweiligen Ebenen sich über die Ergebnisse austauschen und informieren. So wird es von entscheidender Bedeutung sein, dass die Kanzleiführung die Wichtigkeit einer korrekten Aktenanlage mit Blick auf das unternehmerische Controlling dem Backoffice- Bereich mitteilt, damit ein gemeinsames Verständnis für eine wirtschaftliche Unternehmensführung wächst. Um dieses Verständnis noch zu erweitern, kann auch darüber nachgedacht werden, die verschiedenen Ebenen in den Controlling-Prozess mit einzubinden. So können z. B. über das Jahr hinweg die Aktenzahlen und die Referatszuordnungen analysiert und besprochen werden. Gibt es hier Verschiebungen, die nicht gewünscht sind? Ist die Ausrichtung und die Zielsetzung der Kanzlei bekannt, können sich alle Kanzleimitglieder in ihrer täglichen Arbeit daran ausrichten und so Einfluss auf die Zukunft der Kanzlei nehmen. Umgekehrt wird es wichtig sein, dass das Backoffice der Kanzleiführung mitteilt, welche Angaben z. B. für eine korrekte Aktenanlage zwingend erforderlich sind, und diese Angaben bei Aktenanlage vorliegen müssen, um Zeitverluste (durch anschließender Nachpflege) und Fehlerquellen zu vermeiden.

„Eine fortdauernde interne Wissensvermittlung erhöht die Qualität der angebotenen Dienstleistung, motiviert das Kanzleiteam und sorgt für einen reibungslosen Ablauf innerhalb der Kanzleiorganisation“

Anhand dieses einfachen Beispiels wird deutlich, wie wichtig ein interner Austausch für eine effizient funktionierende Kanzleiorganisation ist. Die Wissensvermittlung erfolgt sodann über strukturierte und inhaltlich gut vorbereitete Bürobesprechungen, die mit konkreten Ergebnissen und (schriftlich fixierten) Vereinbarungen enden und fortlaufend fortgeführt werden. Coronabedingt haben viele Kanzleien ihre Bürobesprechungen eingestellt. Es wird wichtig sein, diese Bürobesprechungen wieder aufzunehmen und wieder mit Leben zu füllen. Denn: Eine fortdauernde interne Wissensvermittlung erhöht die Qualität der angebotenen Dienstleistung, motiviert das Kanzleiteam und sorgt für einen reibungslosen Ablauf innerhalb der Kanzleiorganisation. Die vierte Unternehmenssäule Finanzen wird durch die drei gut vernetzten Unternehmenssäulen dabei automatisch gestärkt und so steht das Unternehmen Kanzlei auf soliden Füßen und ist für die Zukunft gut aufgestellt. Ich wünsche den Kanzleien bei diesem Gemeinschaftsprojekt „gutes Gelingen“!