Der digitale Handschlag für ganz Europa

EIDAS-KONFORMES DIGITALES SIGNIEREN UND VERWALTEN VON VERTRAGSWERK

Der Salzburger Experte im Bereich digitaler Signaturen hat sich auf die Digitalisierung komplexer Unterschriftenvorgänge im beruflichen Kontext spezialisiert. Das spart laut dem CEO und Mitgründer Dr. Clemens Brunner, „messbar Zeit, Papier und Nerven beim Ausstellen und vor allem beim Einholen von wichtigen Signaturen“.
Es gibt bereits einige digitale Signaturlösungen, jedoch vorrangig aus den USA. In den letzten Jahren hat sich ein Bewusstsein entwickelt, dass US-amerikanische Lösungen hinsichtlich Datenschutz und Rechtsgültigkeit der Signaturen keine entsprechende Konformität anbieten können. Darin hat die Salzburger „Softwareschmiede“ eine Riesenchance für den europäischen Markt erkannt.
Digital signiert werden können – mit wenigen Ausnahmen – alle Dokumentarten: Beschlüsse, Vollmachten, Kaufverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen uvm. Dabei ist die Verbindlichkeit der Unterschrift vor allem in der Rechtsbranche von besonderer Bedeutung, denn nur verbindlich und korrekt unterschriebene Dokumente haben entsprechende Beweiskraft bzw. Gültigkeit auch vor Gericht. Das Unterschreiben von Dokumenten kann vollkommen digital erfolgen – bei gleicher Verbindlichkeit und Rechtsgültigkeit wie eine händische Unterschrift.

„WIE ÄPFEL MIT BIRNEN…“. EINE DIGITALE SIGNATUR IST NICHT PER SE RECHTSGÜLTIG

Digitale Signaturen und deren Verbindlichkeit sind in der Europäischen Union im Rahmen der eIDAS-Verordnung geregelt. Neben den Anforderungen an digitale Unterschriften und der Umsetzung, ist vor allem auch der rechtliche Status geregelt. Dabei gibt es verschiedene Arten der digitalen Signatur, bezeichnet als „einfach“, „fortgeschritten“ und „qualifiziert“. Während das Ergebnis oberflächlich fast gleich aussieht, sind der Status der Signatur und ihre Verbindlichkeit sehr unterschiedlich. Denn nur die „qualifizierten elektronischen Signaturen“, auch QES, sind rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Entscheidet man sich für das qualifizierte digitale Signieren (QES) von Dokumenten, so profitiert man europaweit davon, dass diese Signaturart per Gesetz denselben technischen Richtlinien entspricht. sproof hat sich speziell auf diese Art, Dokumente zu signieren, spezialisiert.

EINE NEU ENTWICKELTE SCHNITTSTELLE ERMÖGLICHT ERSTMALS QUALIFIZIERTES SIGNIEREN ÜBER DIE GRENZEN HINWEG

Grundsätzlich erfordert jedes digital und qualifiziert signierte Dokument eine einmalige Identifikation der Signierenden bei einem Vertrauensdienstanbieter, wie zum Beispiel bei der ID-Austria oder der Bundesdruckerei/ D-Trust. Was auf nationaler Ebene bereits gut funktioniert, führte jedoch bei international geschlossenen Verträgen und Vereinbarungen vermehrt zu Problemen. Aufgrund einer wachsenden Zahl von eIdentity-Anbietern in ganz Europa konnte es durchaus vorkommen, dass ein Dokument von einzelnen Vertragsparteien nicht gemeinsam signiert werden konnte, da bisher eine Interoperabilität von verschiedenen eIdentity-Anbietern von den Plattformen für das digitale Signieren nicht unterstützt wurde. Bei sproof können von den Benutzern und Benutzerinnen ab sofort verschiedene europaweit anerkannte eIdentity-Anbieter für das international rechtsgültige Signieren ausgewählt werden. Weitere Anbieter können bei Bedarf in kurzer Zeit integriert werden.

DER HÖCHSTE SICHERHEITSSTANDARD BEI DER HALTUNG SENSIBLER DATEN

Bei der Nutzung digitaler Signaturdienste spielt der Datenschutz eine besondere Bedeutung. Dies ist insbesondere bei sogenannter „Cloud-Software“ essentiell. Diese bietet den Vorteil, ohne eigene Hardware oder ein IT-Projekt sofort einsatzbereit zu sein. Darüber hinaus kann von überall, auch mobil, auf die Software zugegriffen werden. Die Datenübertragung ist dabei stets durch den neuesten Stand und auf höchstem Sicherheitsniveau verschlüsselt.

„Europa muss unabhängig werden und eigene digitale Top-Lösungen anbieten, um dem höchsten Datenschutz und den rechtlichen Regularien gerecht zu werden“

Im Sinne des Datenschutzes sind einerseits die gesetzlichen Anforderungen im Sinne der DSGVO zu erfüllen und andererseits ist aus IT-Sicherheitsperspektive das höchste Maß an Sicherheit zu gewährleisten. „Europa muss unabhängig werden und eigene digitale Top-Lösungen anbieten, um dem höchsten Datenschutz und den rechtlichen Regularien gerecht zu werden“, erläutert Dr. Clemens Brunner, CEO von sproof. Bei sproof werden alle Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet, wodurch jeglicher US-Bezug vermieden wird. Ein Löschkonzept, das integraler Bestandteil der Lösung ist, sowie ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag auf Basis der EU-Vorlage garantieren darüber hinaus auch aus rechtlicher Sicht den höchsten Standard für Datenschutz.

DIE WIENER KANZLEI BINDER GRÖSSWANG ODER DER TRADITIONSVERLAG LINDE SETZEN BEREITS AUF DIE DIGITALE SIGNATUR VON SPROOF

Binder Grösswang kann auf mehr als 60 Jahre Firmengeschichte zurückblicken und hat sich zu einer der führenden Kanzleien Österreichs etabliert. Das Team rund um Dr. Christian Zwick signiert immer dann digital, wenn es rechtlich möglich ist. „Wir signieren im Prinzip immer dann digital, wenn der Stift zu ersetzen ist. Das sind in Österreich fast alle Dokumente, da zivilrechtlich das Prinzip der Formfreiheit gilt“, so Dr. Zwick.
Das Besondere an einer Signaturplattform ist die Möglichkeit, spezifische Anwendungsfälle und Unterschriftenabläufe abzubilden. Ein dazugehöriges gemeinsames „Dashboard“ verschafft einen guten Überblick über die wichtigsten Dokumente. Dazu kommt ein zentral verwaltetes, sehr einfach zu bedienendes Rechte- und Rollenmanagement für alle User und Userinnen, beispielsweise alle Partner einer gemeinsamen Kanzlei.
Auch der bekannte Linde Verlag – seit 1925 Fachverlag für Literatur zum Thema Recht, Wirtschaft und Steuern – geht mit sproof eine tiefgreifende Kooperation ein. Neben der Einführung der Technologie im gesamten Verlagshaus besteht die Kooperation auch aus einer Beteiligung an dem Unternehmen selbst.
„Die Lösung von sproof ermöglicht uns die Unterzeichnung von allen Verträgen, beispielsweise mit Autorinnen und Autoren, oder auch sonstige alltägliche Vereinbarungen einfach, schnell, sicher und komplett DSGVO-konform abzuwickeln“, sagt Benjamin Jentzsch, Geschäftsführer und Inhaber des Linde Verlags.
Darüber hinaus ist sproof in der führenden Kanzleisoftware ADVOKAT tief integriert und erweitert den digitalen Workflow sehr vieler Kanzleien im deutschsprachigen Raum. Die weitere Strategie für das Jahr 2023 ist es, vom deutschsprachigen Raum ausgehend in weitere Märkte zu expandieren, die Anwendung in zusätzliche EU-Sprachen zu übersetzen und fortlaufend neue QESAnbieter zu integrieren.