Die E-Rechnung kommt

 WER IST BETROFFEN

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle Unternehmen zur Pflicht, einschließlich der Kleinunternehmen, Vereine und gemeinnützigen Organisationen. Die Pflicht zur E-Rechnung besteht dabei im innerdeutschen B2B-Geschäft.²Business-to-Business.

WAS IST EINE E-RECHNUNG

Eine E-Rechnung besteht aus einem strukturierten elektronischen Format (wie XML) im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 und wird als diese übermittelt und empfangen. Sie ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Die passende Definition zu einer E-Rechnung findet man in § 2 der E-Rechnungsverordnung ( E-Rech-V).³https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/BJNR355500017.html. Das heißt, eine in Word erstellte Rechnung, die z.B. in ein PDF-Format umgewandelt und dem Rechnungsempfänger übermittelt wird, ist keine elektronische Rechnung.

ZUKÜNFTIGE RECHNUNGSFORMATE

Papierrechnungen und in anderen elektronischen Formaten erstellte Rechnungen (z.B. PDF, JPEG, Word etc.) werden zukünftig unter „sonstige Rechnungen“ erfasst und sind nur noch während der unten folgenden Übergangsfristen erlaubt. Zukünftig werden vor allem die strukturierten elektronischen Formate wie ZUGFeRD⁴Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. oder XRechnung⁵XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell. Verwendung finden.

„ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde.“⁶https://www.ferd-net.de/standards/was-ist-zugferd/was-ist-zugferd.html. Hierbei handelt es sich um eine hybride Form aus PDF und XML. Das Sichtdokument ist als PDF für den Menschen lesbar, das XML stellt die strukturierten Daten eingebettet zur maschinellen Verarbeitung zur Verfügung. Vorrang haben in diesem Format immer die Daten aus dem XML.

„Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des ITPlanungsrats betrieben.“⁷https://www.e-rechnung-bund.de/faq/xrechnung/#:~:text=XRechnung%20 ist%20ein%20Standard%20f%C3%BCr,die%20Weiterverarbeitung%20 durch%20unterschiedliche%20Softwaresysteme. Bei der XRechnung handelt es sich um reine XML-Dateien. Hierfür ist eine Software zum Auslesen der strukturierten Daten notwendig.

Die gängigen ERP-Systeme werden ab 2025 in der Lage sein oder sind es bereits, E-Rechnungen auszulesen und zu erstellen.

PFLICHTANGABEN EINER E-RECHNUNG

Die E-Rechnung muss wie eine Papierrechnung alle Rechnungsbestandteile entsprechend den umsatzsteuerlichen Vorgaben nach § 14 UstG vorweisen. Hierüber hinaus schreibt § 5 der E-Rech-V zusätzlich jedoch mindestens folgende Angaben vor:

1. eine Leitweg-Identifikationsnummer,
2. die Bankverbindungsdaten,
3. die Zahlungsbedingungen und
4. die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

EMPFANG VON E-RECHNUNGEN

Das Empfangen von E-Rechnungen ist für alle B2B-Geschäfte ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Die Übertragung bzw. der Empfang der E-Rechnung kann weiterhin per E-Mail oder als direkter Upload in ein ERP-System erfolgen. Viele Systeme sind außerdem oftmals in der Lage, sich die Rechnung direkt aus einem Account wie z.B. bei dem Online-Zugang eines Telefon- und Internetanbieters herauszuziehen.

„Das Empfangen von E-Rechnungen ist für alle B2B-Geschäfte ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend“

Empfehlenswert ist die Einrichtung einer zusätzlichen E-Mail-Adresse, die nur für den Empfang von Rechnungen verwendet wird. Dies hilft bei der Optimierung weiterer Prozessschritte.

ÜBERGANGSFRISTEN BEIM ERSTELLEN VON E-RECHNUNGEN

Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt ebenfalls ab dem 1. Januar 2025, jedoch gibt es vom Gesetzgeber die folgenden Übergangsregelungen auf Grund des Aufwandes für die Umstellung:

01.01.2025–31.12.2026
Papierrechnungen und Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (z.B. PDF) dürfen noch gestellt werden.
01.01.2027–31.12.2027
Unternehmen bis 800.00 Euro Umsatz dürfen noch Papierrechnungen oder Rechnungen in anderen digitalen Formaten schreiben. Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz müssen E-Rechnungen nach DIN E EN 16931 erstellen.
Ab 01.01.2028
Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im B2BGeschäft E-Rechnungen nach DIN EN 16931 erstellen.

AUSNAHMEN

Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 Euro gemäß § 33 UStDV und auch Fahrausweise gemäß § 34 UStDV können weiterhin als „sonstige Rechnungen“, beispielsweise als PDF oder in Papierform übermittelt werden. Übersteigen die Rechnungsbeträge jedoch 250,00 Euro, so ist wiederum eine E-Rechnung erforderlich.

Ausgenommen sind ebenfalls Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UstG steuerfrei sind, sowie Rechnungen an Verbraucher.

AUFBEWAHRUNG

Nach aktueller Rechtslage ändert sich die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nicht. Es sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)⁸https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2023/Anhaenge/BMFSchreiben- und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/inhalt.html. weiterhin zu beachten. E-Rechnungen müssen hiernach im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Datenformat archiviert werden. In der Praxis empfiehlt sich hierfür ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

FAZIT

Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Systemanbieter und klären Sie im ersten Schritt, ob der Empfang und das Auslesen von E-Rechnungen sichergestellt ist.

Wenn in Ihrem Unternehmen noch nicht geschehen, sollten Sie die Pflicht zur E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 als Chance zur Digitalisierung und Optimierung der Prozesse wahrnehmen. Holen Sie Ihren Steuerberater hierfür rechtzeitig mit ins Boot, um eine optimale Zusammenarbeit sicherzustellen. Die Software Ihres Steuerberaters sollte mit Ihrer zukünftigen Softwarelösung kompatibel sein.

Für eine Umstellung ist ein einmaliger Aufwand nötig, der sich lohnt und von dem man langfristig profitieren kann. Wer will das nicht als Unternehmer – mehr Zeit und weniger Kosten!