Die moderne Kanzlei
Dominic Multerer (powered by ACTAPORT) – Die moderne Kanzlei,
7 Schritte, um sich als Anwaltskanzlei zukunftsfähig aufzustellen, Im Eigenverlag erschienen
Der Autor veranschaulicht anhand der Kanzleimanagementsoftware („KMS“) ACTAPORT die Bedeutung von modernem digital gestützten Kanzleimanagement. Die handliche und übersichtliche Anleitung ruft auf zum längst überfälligen Handeln, will die eigene Kanzlei am Markt bestehen und für Mandanten und Talente attraktiv bleiben.
An sich sollte es heute keinen Aufruf mehr zur Digitalisierung der Arbeitsabläufe in Kanzleien brauchen bzw. die Kanzleien, die sich nicht den Gegebenheiten und den Gewohnheiten der Rechtsratsuchenden zugewandt haben, existieren in Nischen oder in der Abwicklung. Die Anwaltschaft und der Zuschnitt von Kompetenzen, Tätigkeitsbereichen und Kanzleigrößen ist seit jeher sehr heterogen, deshalb scheint es für Softwarenanbieter einerseits eine Herausforderung, eine „One fits all“-Lösung anzubieten, andererseits scheint es aber schwierig zu bleiben, zu marktgerechten Konditionen eine relativ kleine und eben inhomogene Zielgruppe zu bedienen.
Dr. Astrid Auer-Reinsdorff | Rechtsanwältin Berlin & Lissabon | Fachanwältin für Informationstechnologierecht | www.kanzlei-auer.de
Der Autor zeigt, wie jede Kanzlei sich dem Veränderungsprozess stellen und aus dem Management von Unternehmen Prozessanalysen und Optimierungsmethoden übernehmen kann. Denn erst wenn die Prozesse geklärt sind, kann mit den verschiedenen Akteuren eine Lösung ausgesucht werden, welche die größte Anzahl an Funktionen bietet, die die Kanzlei priorisiert. Dabei sollte diese Lösung hinreichend flexibel und offen über Schnittstellen zur Anbindung von Standardtools oder anderen spezialisierten Branchenlösungen sein.
Der Autor nimmt Bezug auf die vom Deutschen Anwaltverein beauftragte Prognos-Studie aus 2013 „Der Rechtsdienstleistungsmarkt 2030“, die prognostizierte, die Anwaltschaft werde digital – weiblich – international. Basis für eine zukunftsfähige Kanzlei sind deren Prozesse von der Mandatsakquise, Recherche, Bearbeitung, Abrechnung, Controlling und Evaluation – umgesetzt in eine digitale Welt.
Die Studie hatte seinerzeit angenommen, die Anzahl der zugelassenen Anwältinnen und Anwälte werde weiterhin stark ansteigen. Dieser Trend bestätigt sich nicht, aber die Anwaltschaft bekommt Konkurrenz durch Rechtsdienstleister und Streitlösungsmechanismen der großen Plattformanbieter. Der standardisiert zu bedienende Rechtsmarkt wird damit wohl für die Anwaltschaft kleiner.
Der anwaltliche Rat bleibt da attraktiv, wo einzelfallbezogene Betreuung und fallspezifische Lösungen nötig sind. Zugleich sind Anwaltskanzleien aufgerufen, ihre Leistungen dort und so anzubieten, wie es ihre Mandanten nachfragen. Für einige Kanzleien bietet sich daher eine Kooperation mit Legal-Tech-Anbietern oder z. B. den Rechtsschutzversicherungen an, die zurecht digitalen Datenaustausch datenschutzkonform und hinreichend IT-sicher erwarten.
Der Autor lässt zu den Kapiteln jeweils Kollegen zu Wort kommen, die anschaulich ihre Motivation für innovative Lösungen am Rechtsmarkt schildern. Er weist zurecht darauf hin, dass es einige spezialisierte Berater gibt, die Anwaltskanzleien bei der Prozessoptimierung und dem Veränderungsprozess zu einer digitalen Arbeitsweise unterstützen. Prozessveränderung wird aus der unternehmerischen Perspektive betrachtet, Routineaufgaben auf Assistenzpersonal zu verlagern, um die Berufsträger für umsatzträchtige Aufgaben einsetzen zu können. Dabei zeigt sich für die Zukunft, dass Prozesse wohl noch stärker automatisiert werden müssen, da das erforderliche Fachpersonal fehlt bzw. abwandert in die Verwaltung und Justiz. Hier hofft der Autor, dass Kanzleien im Kampf um Talente mit moderner Arbeitsplatzgestaltung punkten können.
