Die Proforma-Rechnung im UN-Kaufrecht

2 DIE VERKEHRSFUNKTIONEN DER PROFORMA IM SYSTEM DER CISG

2.1 B loßes Zoll- und Abwicklungsdokument

In Fällen, in denen keine entgeltliche Handelsrechnung vorliegt, dient die Proforma den Zollbehörden zur Feststellung von Warenwert, Warenart und Importzweck. Ein Rechtsbindungswille wird durch klare Hinweise wie „for customs purposes only“, „no commercial value“ oder „not an offer“ angezeigt; das gilt auch, wenn es keine Zahlungsaufforderung gibt oder das Verkäufer-/Käuferverhältnis fehlt. Kaufrechtlich gesehen kann die Proforma in dieser rein administrativen Rolle keine Fälligkeit begründen. Der EuGH hat bestätigt, dass der Proforma zollrechtlich ein rein vorläufiger Charakter zukommt. Für die Zollwertermittlung im Rahmen der Transaktionswertmethode nach Art. 70 UZK ist der vertraglich vereinbarte Endpreis entscheidend, während den Informationen in einer Proforma nur eine vorläufige Bedeutung zukommt (EuGH v. 15.5.2025 – C-782/23, Tauritus).

Selbst im unvereinheitlichten deutschen Recht wird der Begriff „pro forma“ regelmäßig als Hinweis dafür angesehen, dass kein Rechtsbindungswille vorliegt (LG Mönchengladbach, Az. 7 O 28/16; OLG Düsseldorf, Az. 7 U 134/17). Dennoch ist es nicht ausgeschlossen, dass die Zollrechtsausfertigung trotz ihrer Funktion als „Schutzschrift“ eine vertragliche Bindung begründet, wenn der Inhalt und die Begleitumstände im konkreten Fall einen objektiven Erklärungswillen erkennen lassen.

2.2 Angebot nach Art. 14 CISG

Eine Proforma, die auf Wunsch des Käufers erstellt und übersandt wird, wird vom Schrifttum regelmäßig als ein Angebot im Sinne von Art. 14 CISG qualifiziert, solange ein Bindungswille und eine ausreichende Bestimmtheit bezüglich der Ware, der Menge und des Preises vorhanden sind.

In der Entscheidung des Bezirksgerichts der Saane vom 20.2.1997 (T 171/95, CISG-online 426) genügte die als Proforma-Rechnung übermittelte Erklärung den Bestimmtheitsanforderungen des Art. 14 CISG und wurde vom Käufer durch Gegenzeichnung nach Art. 18, 23 CISG angenommen; inhaltliche Lücken hinsichtlich Transportmittel und Lieferfrist schlossen die dispositiven Regelungen der Art. 32, 33 CISG. Auch das OLG Frankfurt a. M. (Az. 10 U 80/93) ordnete eine nach Käuferanfrage ausgestellte Proforma als konstitutives Angebot ein. Fehlt es dagegen an der hinreichenden Bestimmtheit der Vertragsparameter, liegt kein wirksames Angebot vor (US Dist. Court, Geneva Pharmaceuticals Corp. v. Barr Laboratories Inc., CISG-online 653).

2.3 Die Qualifikation als Annahme nach Art. 18 CISG

Eine Proforma kann außerdem die Annahme eines vorherigen Käuferangebots oder einer Bestellung darstellen. Dogmatisch setzt dies voraus, dass ein hinreichend bestimmtes Angebot vorliegt und die nachfolgende Proforma aus der Sicht eines verständigen Empfängers gemäß Art. 8 Abs. 2 CISG eine vorbehaltlose Zustimmung zum Ausdruck bringt. In dieser Konstellation ist sie nicht das einleitende Angebot, sondern die rechtsgeschäftliche Reaktion darauf.

„Die Proforma kann nach Art. 18 CISG die vorbehaltlose Annahme eines Käuferangebots sein“

Für einen Rechtsbindungswillen im Sinne einer Annahmeerklärung sprechen in der Praxis insbesondere folgende Indizien:

• zeitnahe Ausstellung unmittelbar nach Eingang der Bestellung oder Kaufanfrage,
• Verwendung von Bezeichnungen wie „order confirmation“ oder „sales confirmation“,
• Einforderung einer Vorauszahlung zu den in der Bestellung genannten Konditionen,
• Veranlassung der Produktion oder das explizite Mitteilen der Versandbereitschaft.

Demgegenüber stehen ausdrückliche Vorbehaltsklauseln wie „subject to final confirmation“, „subject to availability“ sowie vereinbarte Genehmigungs- oder Besichtigungsvorbehalte, die gegen eine Qualifikation als Annahme sprechen.

Im Rahmen von Art. 18 CISG ist zudem dogmatisch präzise zwischen einer ausdrücklichen Annahmeerklärung und einer Annahme durch schlüssiges Verhalten zu differenzieren. Der UNCITRAL Digest dokumentiert zahlreiche internationale Entscheidungen, in denen bereits die Aufnahme der Produktion in Kombination mit der Übersendung einer Proforma als maßgebliche Annahmehandlung gewürdigt wurde. Gemäß Art. 8 Abs. 3 CISG dienen auch spätere Verhaltensweisen der Parteien – etwa die anschließende Kaufpreiszahlung oder die klaglose Warenannahme – als gewichtige Indizien für das Zustandekommen und den Erklärungswert der Annahme.

Welche Reichweite der Proforma zukommt, wenn sie als einziges dokumentarisches Instrument des Vertragsschlusses fungiert, verdeutlicht die Entscheidung Habas Sinai ve Tibbi Gazlar Istihsal A. S. v. International Technology & Knowledge Co. (High Court England & Wales, CISG-online 7271). Dort bildete ein beidseitig gestempeltes und unterzeichnetes „Proforma Invoice“ die einzige schriftliche Urkunde über den Kauf von Graphitelektroden.

2.4 Nachträgliche Vertragsbestätigung

Die vierte Funktion ist die schriftliche Bestätigung eines bereits mündlich, per E-Mail oder konkludent geschlossenen Vertrags. Sie dokumentiert das Bestehen und den Inhalt der Einigung, ohne sie erst herbeizuführen. Das OLG Stuttgart (12.1.2024 – 5 U 65/23, IHR 2024, 65) bejahte auf dieser Grundlage einen Kaufvertrag, da die erfolgte Einigung durch die Proforma schriftlich bestätigt wurde. Tragend war dabei die Gesamtschau aus Bestellung, Proforma, vollständiger Kaufpreiszahlung und der weiteren Parteikorrespondenz.

Auch in der internationalen Rechtsprechung wird die Proforma häufig als Mittel der nachträglichen Fixierung mündlicher Absprachen qualifiziert (US Dist. Court, Chilean Sea Bass Inc. v. Kendell Seafood Imports; OLG Frankfurt a. M. v. 24.3.2009 – 5 U 214/05; Tschech. Oberster Gerichtshof, Az. 23 Cdo 1308/2011; OLG Zweibrücken, Az. 7 U 4/03).

Streng abzugrenzen ist diese Bestätigungsform vom kaufmännischen Bestätigungsschreiben deutschen Rechts. Dessen Schweigenswirkung stellt nach herrschender Auffassung keinen internationalen Gebrauch i. S. v. Art. 9 Abs. 2 CISG dar (OLG Frankfurt a. M., 9 U 81/94, UNILEX Nr. 169). Die nachträgliche Übersendung einer Proforma kann deren Inhalt somit nicht bloß durch Schweigen des Empfängers zum Vertragsinhalt erheben.

3. AUTONOME AUSLEGUNG (ART. 8 CISG) UND FREIE BEWEISWÜRDIGUNG (ART. 11 CISG)

Nach Art. 8 Abs. 1 CISG sind Erklärungen nach dem wirklichen Willen einer Partei auszulegen, wenn der Empfänger diesen kannte oder nicht unkenntlich sein konnte. Andernfalls maßgeblich ist nach Art. 8 Abs. 2 CISG das Verständnis einer vernünftigen Person gleicher Art in derselben Lage. Art. 8 Abs. 3 CISG verlangt hierbei die Berücksichtigung aller relevanten Umstände, insbesondere der Verhandlungen, der etablierten Gepflogenheiten, der Handelsbräuche sowie des nachfolgenden Parteiverhaltens. Nationalrechtliche Begrifflichkeiten fließen lediglich als Teil der allgemeinen Verkehrsanschauung ein.

„Für die rechtliche Qualifikation entscheidet nicht die Überschrift, sondern der Empfängerhorizont“

Davon zu trennen ist die prozessuale Beweisebene. Nach dem Grundsatz der Formfreiheit und der freien Beweiswürdigung (Art. 11 Satz 2 CISG) kann der Vertragsschluss auf jede Weise nachgewiesen werden. Der Proforma kommt insoweit als Privaturkunde Indizwirkung zu.

Die neuere Praxis verdeutlicht dieses Zusammenspiel von materieller Auslegung und Beweiswürdigung. Während das LG München II (19.4.2024 – 11 O 2199/23) im Leitsatz hervorhob, dass die bloße Vorlage einer Proforma einen Kaufvertrag nicht isoliert nachweist, maß das OLG Stuttgart (12.1.2024 – 5 U 65/23) der Urkunde im Kontext der Begleitumstände erhebliche Indizwirkung zu. Ein dogmatischer Widerspruch besteht darin nicht. Die isolierte Vorlage erbringt keinen Vollbeweis, schließt ihre Indizwirkung im Gefüge weiterer Indizien jedoch keineswegs aus. Im Revisionsverfahren zum Münchner Fall (BGH, Az. VIII ZR 110/25) wird der BGH voraussichtlich nicht primär zum Beweiswert Stellung nehmen, da die Berufungsinstanz (OLG München v. 4.4.2025 – 36 U 1457/24 e) den Vertragsschluss bejahte und den Vertrag wegen vorsätzlichen Verleitens zum Vertragsbruch nach § 138 BGB für nichtig erklärte.

4. FAZIT

Die rechtliche Einordnung einer Proforma erfordert stets eine autonome Auslegung am Maßstab von Art. 8 CISG. Das Dokument vereinigt im internationalen Wirtschaftsverkehr vier Grundfunktionen – vom bloßen Zolldokument über das Angebot (Art. 14 CISG) und die Annahme (Art. 18 CISG) bis hin zur deklaratorischen Vertragsbestätigung. Auf der Beweisebene kann die Proforma im Rahmen von Art. 11 Satz 2 CISG ein gewichtiges Indiz darstellen, ersetzt isoliert jedoch weder den Nachweis übereinstimmender Willenserklärungen noch den Rechtsbindungswillen der Parteien.