In Shorts habe ich’s noch nie gemacht

Einige von diesen (ehemaligen) jungen Gründerinnen und Gründern betreut Klaus Höpken seit vielen Jahren. Die Mandatsverhältnisse sind die Begleitung von Success- Stories oder Lebenslinien von Unternehmen vor allem in der IT-Branche. Wenn Höpken zum Sommerfest im Sage Club eingeladen wird, darf er mit 400 Gästen zur Livemusik tanzen. Dieses konkrete Firmenevent ist Teil der Kultur eines Start-ups, das er dauerhaft betreut. Kein internationales Unique-horn, aber sauber durchgestartet. Mittlerweile beschäftigt es mehr als 140 Mitarbeitende. Nicht selten sitzt Höpken mit Gründern bei einem Drink zusammen. Er will von Anfang an verstehen, was sie machen. Denn das ist die Grundlage von Vertrauen und auch von präzisen Verträgen. Ausländische Mandantinnen und Mandanten zum Beispiel gehen vor der Mandatierung sehr gern essen. Warum? Sie wollen wissen, mit wem sie es zu tun haben, brauchen einen Eindruck und ein gutes Gefühl. Höpken versteht das und geht darauf ein. Ihn interessieren seine Mandanten.
Seine Arbeit als Notar hat sich in den letzten Jahrzehnten stark verändert. Er berichtet vom Wandel des Berufsbilds und erzählt, wie sich das Geschäft und die Mandanten verändert haben und wie sehr sich das auf seinen täglichen Berufsalltag auswirkt.
Das Interview führte Liane Allmann.

Wie lange sind Sie schon als Notar in Berlin tätig?
Ich habe meine Zulassung als Notar in Berlin 1996 erhalten.

Wo befindet sich Ihre Kanzlei und was ist an diesem Standort für Sie besonders?
Die Kanzlei befindet sich in der 17. Etage des Internationalen Handelszentrums (IHZ) in der Friedrichstraße in Berlin-Mitte. Das Hochhaus hat 25 Etagen und gehört zu den markantesten der Stadt. Es hat eine sehr interessante Geschichte. Hier war der Standort des World Trade Centers der ehemaligen DDR – im Herzen der Stadt direkt am S-Bahnhof Friedrichstraße. Das IHZ ist einzigartig. Bereits 1978 sollte die Modernisierung der Friedrichstraße eingeleitet und ein Ausrufezeichen und Gegenstück zum Europa-Center gesetzt werden. Das war ja regelmäßig so, dass Immobilien-Innovationen West-Berlins mit noch größeren Objekten im Osten beantwortet wurden. Es wurde vom japanischen Baukonzern Kajima Corporation Tokio gebaut. Die Finanzierung basierte auf einem hohen Dollarkredit der Japaner. Die hatten sich schon mit 18 Unternehmen eingemietet. Die Miete wurde in Dollar bezahlt. Nach sechs Jahren war der Kredit abbezahlt. Zu den ehemaligen Mietern zählten die Botschaften von Kanada, der Niederlande und Belgien. Außerdem war eine Firma des Devisenbeschaffers Schalck-Golodkowski, nämlich der Waffenexporteur Ines Import-Export GmbH, hier ansässig. Heute haben ca. 180 Firmen ihren Sitz im Gebäude. Nach der Wende wurde es grundlegend saniert. Der Blick auf das Regierungsviertel und den Sonnenuntergang ist einzigartig und macht mich jedes Mal glücklich und dankbar.

Welchen Schwerpunkt haben Sie und hat er sich in den letzten Jahren geändert?
Der Schwerpunkt meines Notariats liegt im Immobilien- und Gesellschaftsrecht. Meine Notarkollegin und Partnerin Frau Dr. Schüler bearbeitet das Erb- und Familienrecht. Unser Notariat hat sich in den letzten 20 Jahren stark gewandelt. Berlin zwingt zur Bewegung – das ist ganz sicher anders in anderen Gegenden Deutschlands. Wir verstehen uns als modernes Dienstleistungsunternehmen, sind flexibel, schnell und bieten rund um die Uhr vollen Service. Tradiertes Handeln verbieten wir uns. Beispielsweise bin ich persönlich jederzeit unter meiner Mobilnummer erreichbar und fange an, mich auf LinkedIn sichtbar zu machen. Selbstverständlich beurkunde ich auf Wunsch auch außer Haus und an Samstagen. Den traditionellen freien Nachmittag am Mittwoch und Freitag haben wir längst abgeschafft. Wir sind da, wenn die Mandanten uns brauchen.
Gerade die Beurkundungen von Grundstücks- und Wohnungskaufverträgen haben in den letzten Jahren hier in Berlin stark zugenommen. Ich darf auch zunehmend große Immobilientransaktionen mit internationalem Bezug als Notar begleiten. Das ist vor allem darauf zurückzuführen, dass Berlin (inklusive Umland) als Metropolregion mit großem Wachstumspotenzial weltweit wahrgenommen wird. Die Stadt ist vor allem für junge Menschen attraktiv. Auch viele große deutsche und internationale Unternehmen haben unter anderem deshalb ihren Hauptsitz nach Berlin verlegt. Hier finden sie hochkreative Talente und den innovativen Herzschlag der Stadt.

Wie schätzen Sie die Entwicklung des Immobilienmarkts in Berlin ein und sehen auch Sie eine Blase?
Es hat niemals eine Immobilienblase gegeben. Ganz im Gegenteil! Der Immobilienmarkt in Berlin ist von einem großen Nachfrageüberhang nach Wohnungen und Grundstücken geprägt. Das hat unter anderem damit zu tun, dass viele Menschen nach Berlin ziehen, aber auch mit der Attraktivität des Wirtschaftsstandorts Berlin und Umland. Tesla, Siemensstadt Square u. a. stehen dafür Pate.

Wie hat sich Ihre Mandantschaft geändert?
Es gibt heute mehr Beurkundungen mit Auslandsbezug, gerade auch zu unseren osteuropäischen Nachbarn. Spitzenreiter ist Polen, seit es zur EU gehört. Ich bekomme auch sehr viel mehr Beurkundungsaufträge aus dem Berliner Umland, da die sogenannten Nur-Notare in Brandenburg bisher noch wenig Service bieten. Sie schrecken den Rechtssuchenden schon mit sehr langen Abständen zwischen den Terminen ab. So etwas machen wir nicht. Das geschieht nach unserer Einschätzung aus dem Selbstverständnis eines tradierten Berufsbilds heraus. Wenn es eilt und wichtig ist, beurkunden wir auch am Wochenende und spät. Und bei großen M&A-Deals kann man nicht vor dem Closing abbrechen – dann muss der Ball rollen.
Außerdem gibt es auch sehr viel mehr Beurkundungen mit ausländischen Privatpersonen und Unternehmen im Gesellschaftsrecht als früher. Und wir bekommen zunehmend Beurkundungsaufträge von großen internationalen, meist anglo-amerikanischen Law Firms. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass unser Team sprachlich sehr gut aufgestellt ist, das heißt, wir beurkunden verschiedentlich bilingual muttersprachlich, also deutsch/ polnisch, deutsch/englisch, deutsch/russisch. Damit bieten wir einen Service, den diese Kanzleien brauchen, selbst aber nicht vorhalten können in Deutschland.

„Die Welt ist nicht mehr so, wie sie mal war – Geschäftsmodelle und Bedürfnisse von Mandantinnen und Mandanten ändern sich“

Die Welt ist nicht mehr so, wie sie mal war – Geschäftsmodelle und Bedürfnisse von Mandantinnen und Mandanten ändern sich. Dass das so ist, dafür habe ich vor Kurzem ein schönes Beispiel erlebt: Im Backoffice gab es unter meinen jungen Mitarbeiterinnen eine große Aufregung. Eine junge Frau hatte einen Beurkundungstermin vereinbart. Auf meine besorgte Nachfrage erklärten mir meine Mitarbeiterinnen, es handle sich bei der jungen Frau um ein Model und eine bekannte Influencerin. Ich kannte die Mandantin nicht und hatte auch keine Ahnung, womit eine Influencerin Geld verdient. Ich habe dann erfahren, dass sie über eine Million Follower in den sozialen Medien hat, also Menschen – wie mir erklärt wurde –, die ihr auf diesen Kanälen folgen. So ein Geschäftsmodell war natürlich 1996 noch undenkbar. Heute und gerade in Berlin gibt es nichts, was es nicht gibt. Und Influencer und Influencerinnen sind nur ein Beispiel von Mandanten, die ich selbstverständlich ernst nehme und für deren Geschäftsmodelle ich mich interessiere.

Hat sich der Umgang mit den Mandanten geändert?
Der Umgang mit den Mandanten hat sich in einigen Punkten stark gewandelt, weil sich die Mandanten verändert haben. Zum einen gibt es regelmäßig keine (empfundene) Kleiderordnung mehr dafür, wie man einen Notar besucht. Ich hatte hier schon promovierte Mathematiker mit bunten Tätowierungen in Board-Shorts und mit Flipflops sitzen, die KI-basierte Softwareprodukte entwickelten. In Sachen Kleidung und Style gibt es eigentlich nichts, was es nicht gibt. Ich versuche, mich meinen Mandanten ein Stück weit anzupassen, um ihnen potenzielle Ängste zu nehmen und positiv zu überraschen. Deshalb trage ich auch nicht jeden Tag Anzug und Krawatte. Aber: In Shorts hab ich’s noch nie gemacht.
Und natürlich erledige auch ich einen großen Teil der Korrespondenz per E-Mail – und zwar persönlich. Als ich angefangen habe, in diesem Beruf zu arbeiten, bat der Notar seine Mitarbeiterin noch zum Diktat in Steno. Sie hat dann den Brief per Stenogramm erfasst und anschließend mit der guten alten IBM-Kugelkopf-Schreibmaschine abgeschrieben. Später gab es dann die ersten Diktiergeräte. Sie glichen einem Tonbandgerät. Junge Berufsträger und Berufsträgerinnen können sich heute daran nicht mehr erinnern. Diese Diktiergeräte wurden dann von den Mitarbeiterinnen per Kopfhörer abgehört. Erst in den 90er- Jahren hielt der PC auch Einzug ins Notariat und die Zeit des Internets begann. Ähnlich verhält es sich mit dem Mobiltelefon. Ich kann mich noch gut an mein erstes Mobiltelefon zur Wendezeit erinnern. Es hatte die Größe eines Briketts, kostete rund 3500,– DM und es gab nur ein unglaublich teures C-Netz der Deutschen Bundespost.

„Für uns ist Veränderung ein fest akzeptierter Teil des Kanzleialltags und Grundlage für unsere unternehmerische Resilienz“

Von einem „Handy“ war das noch weit entfernt, mal abgesehen von den damals unglaublich teuren Gebühren. Heute wird maximal mit dem Mobiltelefon kommuniziert, Vertragstexte werden von jedem Ort der Welt hin und her geschickt, Sprachnachrichten werden übermittelt und Videokonferenzen können von überall abgehalten werden. Ich freue mich über jede Innovation, die anwendbar ist und unsere Arbeit effizienter macht. Das nutzt auch unseren Mandanten. Für uns ist Veränderung ein fest akzeptierter Teil des Kanzleialltags und Grundlage für unsere unternehmerische Resilienz.

Gibt es, gerade in Berlin, nach Ihrer Einschätzung besondere Herausforderungen als Notar?
Was ergibt sich daraus für Sie und Ihr Team? Ja, es gibt Herausforderungen und in Berlin steht man immer unter einem besonderen Druck, weil die Stadt schnelllebig ist und Dynamik verlangt. Dazu gehört für unser Notariat beispielsweise die Digitalisierung. Da geht es uns wie allen anderen auch. Gerichte und die öffentliche Verwaltung sind in der Entwicklung leider extrem hinterher, so dass potenzielle Einsparungs- oder Effizienzpotenziale gar nicht erst gehoben werden können. Die Abläufe in den Gerichten sind teilweise noch wie im 19. Jahrhundert – und das, so glaube ich, gerade in Berlin.

„Generell ist es leider so, dass Berlin eine Servicewüste ist, die immer mehr austrocknet“

Ein Beispiel: Ich bekomme vom Grundbuchamt eines Amtsgerichts eine sogenannte Monierung, das heißt, das Grundbuchamt äußert rechtliche Bedenken bezüglich eines Antrags, verlangt noch einen tatsächlichen Nachweis etc. Das wird per Brief auf den Weg gebracht und dauert auf dem Postweg seine Zeit (in Berlin bis zu einer Woche). Dieses Schreiben scanne ich nach Eingang ein und sende es dem Mandanten per E-Mail mit der Bitte um Rücksprache zu. Der Mandant ruft mich zeitnah an und teilt mit, er werde mir das Dokument, das das Grundbuchamt erbeten hat, per E-Mail zukommen lassen, ich könne es dann ja an das Gericht weiterleiten. Kein Problem, oder? Doch! Weil das Amtsgericht keine öffentliche E-Mailadresse hat! Lösung: Ich lasse das vom Mandanten per E-Mail übersandte Dokument ausdrucken und übermittle es dann per Fax ans Gericht. Dort gibt es in der Poststelle ein zentrales Faxgerät. Die eingehenden Faxschreiben werden ausgedruckt und mit der übrigen Post gegen Mittag vom Justizboten abgeholt. Er bringt alles dann auf einem Aktenbock in die Geschäftsstellen. Generell ist es leider so, dass Berlin eine Servicewüste ist, die immer mehr austrocknet. Versuchen Sie einmal, einen Rechtspfleger oder eine/n Mitarbeitende/n in der Verwaltung zu erreichen. Das ist wie ein Sechser im Lotto. In der Regel landen Sie in der Warteschleife des zentralen Telefondienstes des Landes Berlin, etwa an 47. Stelle mit einer voraussichtlichen Wartezeit von 37 Minuten. So viel zu den Herausforderungen im digitalen Zeitalter des Landes Berlin.

Gefällt Ihnen das Arbeiten heute besser als damals?
Ja, das Arbeiten ist sehr viel effizienter und spannender geworden. Im alten Berlin-West war alles bis zur Wende sehr beschaulich. Es gab – auch im Anwaltsbereich – kaum Mandate mit Auslandsbezug. Ich habe als junger angestellter Anwalt Anfang der 80er-Jahre in einer der Top-5-Kanzleien am Kurfürstendamm begonnen. Wir waren insgesamt 17 Anwälte und Anwältinnen. Die großen Wirtschaftskanzleien saßen alle in den westdeutschen Großstädten. Für sie war Berlin als Standort völlig uninteressant. Das hat sich komplett gewandelt. Berlin wird als prosperierende Metropolregion wahrgenommen. Auch viele große Unternehmen haben in den letzten Jahren ihren Hauptsitz nach Berlin verlegt, andere wie beispielsweise Siemens stärken ihre alten Standorte. Und klar – Berlin ist unsere Hauptstadt. Das führte natürlich auch zu einer unglaublichen Attraktivierung der Stadt.

Was macht die Arbeit als Notar spannend?
Spannend sind für mich große Immobilientransaktionen, die meist als sogenannte Share Deals durchgeführt werden, oder Unternehmenskäufe. Die werden häufig von Großkanzleien mit größter Professionalität vorbereitet und bis ins letzte Detail ausverhandelt. Trotzdem kommt es immer wieder vor, dass noch während der Beurkundung einzelne Punkte hinterfragt und geklärt werden müssen. Dann wird unterbrochen, mit den CEOs telefonisch in aller Welt Rücksprache gehalten und dann geht es weiter, manchmal bis spät in die Nacht. Das kann absolut anstrengend sein, gerade weil bei großen Deals auch die Anspannung steigt. Aber genau das macht den Kitzel auch aus.

Gibt es etwas, worauf Sie besonders stolz sind?
Ich bin darauf stolz, dass wir es geschafft haben, das Büro so gut zu etablieren. Und ganz besonders stolz bin ich darauf, dass meine Tochter seit dem letzten Jahr als Partnerin in die Kanzlei eingetreten ist.