Re/PaFa – Ein wichtiger Teil der Kanzlei

ALLGEMEINES

Gut ausgebildete Fachangestellte können selbstständig mit Mandanten und anderen Verfahrensbeteiligten mündlich und schriftlich kommunizieren. Außerdem können sie dem Anwalt/der Anwältin das komplette Terminund Besprechungsmanagement abnehmen und sie darin unterstützen, genug Freiräume für ihre Arbeit zu haben.
Des Weiteren erledigen Fachangestellte weitestgehend selbstständig die kompletten Büro- und Verwaltungsarbeiten inklusive der Aktenverwaltung, der Textgestaltung, des Datenschutzes und der Datensicherung, dem elektronischen Rechtsverkehr und der Dokumentation, sowie in Abstimmung mit den Anwältinnen und Anwälten die Arbeitsabläufe und die Organisation des Büros. Außerdem läuft in der Regel das gesamte Fristenmanagement sowie die Sicherung der einzuhaltenden Standards über die Fachangestellten. Zudem gehört zu den Aufgaben der Fachangestellten auch noch das Rechnungs- und Finanzwesen bis hin zur vorbereitenden Buchhaltung inklusive der Aktenbuchhaltung. Das bedeutet in der Praxis, dass Fachangestellte sich in ihrem Büro von dem Einkauf von Toilettenpapier bis hin zur Einrichtung des Büros, vom Post holen bis zur Aktenvernichtung, von der Organisation bis zur Umsetzung der eigenen Aufgaben, von der Postbearbeitung über das Telefon, über die Besprechungen und die Buchhaltung, um all die kleinen und großen Dinge kümmern, für die Sie keine Zeit haben. Aber das ist längst noch nicht alles, denn jetzt kommen wir erst zu den Hauptaufgaben von Fachangestellten.

IM SPEZIELLEN

Alle Fachangestellten lernen den Umgang mit Gesetzen im Allgemeinen und im Speziellen. Insbesondere lernen sie in der Regel Europarecht, Zivilrecht und hier speziell den allgemeinen Teil des BGB, Schuld- und Sachenrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht sowie die ZPO und das ZV-Recht.

RECHTSANWALTSFACHANGESTELLTE

Rechtsanwaltsfachangestellte lernen im Speziellen die Rechtsanwendung im Bereich des BGBs, des Wirtschaftsund Europarechts sowie im Bereich des Zivilprozesses ebenso wie die Abrechnung nach dem RVG im Bereich des zivilrechtlichen Mandats, wozu auch die Kostentragung und das Kostenfestsetzungsverfahren sowie die Gerichtskosten gehören. Außerdem lernen sie im Speziellen noch das Zwangsvollstreckungsrecht deutlich intensiver als zum Beispiel Patentanwaltsfachangestellte.
Das bedeutet, in der Praxis können Rechtsanwaltsfachangestellte den gesamten Bereich der Zwangsvollstreckung, der Abrechnung von Verfahren sowie der Kostenfestsetzung selbstständig übernehmen. Auch die Bearbeitung von Fällen im Unfall- und Familienrecht kann von Fachangestellten selbstständig bearbeitet werden, so dass ihnen hier durch ihre Fachangestellten deutlich mehr abgenommen werden kann, als sie es bisher möglicherweise gesehen haben. Und wenn all das noch nicht reicht, kann sich ihre Rechtsanwaltsfachangestellte zur Rechtsfachwirtin weiterbilden und noch einiges mehr an Aufgaben übernehmen.

PATENTANWALTSFACHANGESTELLTE

Patentanwaltsfachangestellte lernen in der Regel die Grundlagen des nationalen und internationalen gewerblichen Rechtsschutzes, hier im Speziellen die jeweiligen gesetzlichen Vorschriften ebenso wie das Einreichen von Schutzrechten in allen Ländern, die Erteilungs- und Eintragungsverfahren, die Rechtsmittel und Rechtsbehelfe, das spezielle Fristenmanagement sowie die Aufrechterhaltung und Umschreibung von Schutzrechten. Außerdem lernen Patentanwaltsfachangestellte die Verfahren nach der Erteilung oder Eintragung von Schutzrechten inklusive Abmahnungen und natürlich auch das Vergütungs- und Kostenrecht zu den Verfahren.
Für die Praxis bedeutet das, dass Patentfachangestellte in der Regel viele Teile des Markenverfahrens ganz oder teilweise selbstständig durchführen können, sämtliche Schutzrechtsverlängerungen und Umschreibungen selbstständig erledigen, die Überwachung von Schutzrechten ganz oder teilweise übernehmen bzw. vorbereiten sowie natürlich sämtliche Berichte, Abrechnungen und Formalsachen selbstständig erledigen können. Und wenn Ihnen das Können noch nicht ausreicht, können sich Ihre Patentanwaltsfachangestellten noch zu Patentreferenten und Marken- und Designreferenten weiterbilden. Neben all diese Hardskills gibt es natürlich noch die Softskills, die die Fachangestellten beherrschen und die diese in der Regel ganz automatisch anwenden.

SOFTSKILLS

Fachangestellte lernen bereits in der Ausbildung eine hohe Genauigkeit, gewissenhaftes, ordentliches Arbeiten, sich selbstständig in Sachverhalte einzuarbeiten, stressige Situationen zu meistern, ihre Augen und Ohren überall zu haben, und nebenbei noch ein bisschen Hellsehen, wenn es um verlegte Akten und vergessene Namen geht.
In der Praxis bedeutet das, dass Sie Ihre Akten bereits auf dem Tisch haben, bevor Sie überhaupt gefragt haben, die Schreiben fehlerfrei zur Unterschrift vorliegen oder im Entwurf nur wenig zu ändern ist, die Fristen und WVL immer zur richtigen Zeit bei Ihnen auf dem Schreibtisch erscheinen und auch im Fall von auftretenden Gedächtnislücken: „Wie hieß gleich noch einmal der Fall mit dem Golfplatz?“, die Fachangestellten in der Regel genau Bescheid wissen, welchen Fall Sie meinen. Und Ihren Kaffee oder Tee servieren Sie Ihnen möglicherweise auch noch genau so, wie Sie ihn mögen.

FAZIT

Tatsächlich sind Fachangestellte nicht nur ein wichtiger Bestandteil der Kanzlei, sondern in der Regel der Dreh- und Angelpunkt. Sie haben eine breit gefächerte juristische Ausbildung, die in einigen Punkten sogar tiefgreifender als die Ihre ist und sollten endlich die Anerkennung und den Stand in der Kanzlei bekommen, den sie verdienen. Nämlich Seite an Seite im Team mit Ihnen.

„Seite an Seite im Team mit Ihnen“

Sowohl im Umgang mit Ihren Angestellten als auch bei der Bezahlung sollte ein Umdenken stattfinden, denn wir steuern immer mehr auf eine Katastrophe und einen rigorosen Fachkräftemangel hin, weil keiner mehr den Beruf lernen möchte, geschweige denn nach einer häufig katastrophalen Ausbildung vom Fachlichen und Menschlichen her gesehen noch weiter ausführen möchte. Und das wäre fatal. Denn in der Regel sind es die Fach angestellten, die ein Auge darauf haben, dass die Akten ordnungsgemäß abgerechnet werden, die offenen Rechnungen eingefordert werden und auch die Mandanten zufrieden sind – trotz dem, dass sie allein keine 24h- Rundumbetreuung anbieten können.

AUSBLICK – WAS KÖNNEN SIE TUN?

Sie können zum einen selbst ausbilden. Sie können dafür sorgen, dass Fachangestellte ihren Beruf in all ihren Facetten ausüben dürfen und für ihr Wissen anerkannt und wertgeschätzt werden, als Partner und Teammitglieder. Sie können dafür sorgen, dass Fachangestellte von ihrem Beruf leben können, speziell im Rechtsanwaltsbereich. Beziehen Sie ihre Mitarbeitenden in Ihre Prozesse und Änderungen mit ein und stülpen Sie ihnen nichts über. Öffnen Sie sich für moderne Arbeitsansätze wie Gleitzeit, Homeoffice, 4-Tage-Woche, Sabbatical, gemeinsame Mittagessen, Coachings, bezahlte fachliche Fortbildungen. Sorgen Sie für eine positive Grundstimmung. Miteinander statt gegeneinander. Denn eine Kanzlei ist nur so gut wie all ihre Mitglieder zusammen.

„Miteinander statt gegeneinander. Denn eine Kanzlei ist nur so gut wie all ihre Mitglieder zusammen“

Dann können wir gemeinsam darauf hoffen, dass dieser wunderschöne Beruf der Rechts-, Notar- und Patentanwaltsfachangestellten erhalten bleibt und wieder mehr Menschen diese Ausbildung machen möchten.
PS: Wenn Sie sich wundern, warum die Beschreibung zu den Notarfachangestellten fehlt – ich bin selbst Patentanwaltsfachangestellte und Rechtsfachwirtin und kann über die Arbeitsinhalte einer Notarfachangestellten nicht urteilen, weiß allerdings, dass die Situation in den Notariaten teilweise fast noch dramatischer ist als in den anderen Kanzleien.