Workation und Telearbeit grenzüberschreitend
Ist es die Lösung für Mitarbeitergewinnung?
Sei es die Fachliteratur, die IHK oder andere Institute: „Workation“ ist in aller Munde und das liegt sicherlich nicht nur daran, dass die großen Sommerferien anstehen. Nicht sehr viele können sich vorstellen, wie eine solche „Workation“ in der Praxis aussieht. Das Wort setzt sich zusammen aus dem englischen Wort „work“ für Arbeit und „vacation“ für Urlaub. Also arbeiten im Urlaub oder Verlegung des Arbeitsortes an einen Urlaubsort? Beides ist so nicht richtig.
Fest steht, dass bei diesem Beschäftigungsmodell noch sehr viele rechtliche Fragen offen sind. Eines ist in Deutschland gesetzlich geregelt: Im Urlaub darf man nicht arbeiten, sondern soll sich erholen. Was soll Workation im Arbeitsalltag bedeuten und ist es die Lösung für Mitarbeitergewinnung? Oder zumindest für die Bindung guter Mitarbeiter?
Claudia Frank | Rechtsanwältin | Fachanwältin für Arbeits- und Steuerrecht | Im Vorstand des BAV | Probandt PartGmbB
Workation bedeutet in der Praxis, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin mit ihrem Arbeitgeber oder Arbeitgeberin eine Vereinbarung treffen, seinen/ ihren Arbeitsplatz vorübergehend an einen Ort im europäischen Ausland oder auch in ein Drittland zu verlegen. Das kann ein Urlaubsland sein, in welchem er oder sie schon immer einmal länger verweilen wollte, es kann aber auch ein Land sein, das der Arbeitgeber aussucht. Von diesem (Urlaubs-)Ort aus können die Mitarbeiter arbeiten und gleichzeitig die Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten des Reiseziels genießen. In großen Unternehmen wie Siemens, Bosch u. a. wird diese Art der Mitarbeiterpflege seit vielen Jahren angeboten. Wie viele Mitarbeiter in diesen Unternehmen dies schon beantragt und auch durchgeführt haben, ist mir nicht bekannt.
„Workation bedeutet in der Praxis, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin mit ihrem Arbeitgeber oder Arbeitgeberin eine Vereinbarung treffen, seinen/ihren Arbeitsplatz vorübergehend an einen Ort im europäischen Ausland oder auch in ein Drittland zu verlegen“
Bekannt sind mir mittlerweile drei Unternehmen, darunter sogar eine Anwaltskanzlei in München, die über unterschiedliche Zeiträume, von zwei Wochen bis zwei Monate, ein Feriendomizil in einem Urlaubsland gemietet haben. Die Arbeitgeberin hat, immer in Rücksprache mit der Belegschaft, Teams gebildet, die dann für jeweils eine Woche in dieses Feriendomizil gereist sind, dort untergebracht waren und während des Tages und je nach vertraglich vereinbarter Arbeitszeit im Team gearbeitet haben. Je nach Art der Immobilie erfolgte das Arbeiten am Pool, im Garten oder auch in geeigneten Räumen. Der Teamcharakter und das Zusammengehörigkeitsgefühl sollen so gestärkt werden. In allen Fällen, in denen mir berichtet wurde, sind die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen begeistert. In einem Berliner Unternehmen wurde ihnen sogar gestattet, ihre Kinder mitzunehmen. Die Ausgestaltung einer solchen Workation bleibt dem Arbeitgeber überlassen, der dies ja auch finanzieren muss. In den mir bekannten Fällen haben die Arbeitgeber auch die Kosten für die Flüge nach Spanien, Italien oder Frankreich übernommen.
Das klingt soweit positiv. Die Arbeitgeber sind sich darüber im Klaren, dass auch die Arbeitszeit am Ferienort vergütet werden muss und eben nicht Urlaub ist. Der Arbeitgeber muss darauf achten, dass das Ferienobjekt einem sicheren Arbeitsplatz entspricht, über eine stete und gute Internetverbindung verfügt und auch die Infrastruktur den Arbeitsbedürfnissen der Arbeitnehmer entspricht. Natürlich kann man auch nur einer Arbeitnehmerin oder einem Mitarbeiter ein Homeoffice an einem Urlaubsort ermöglichen. Sinnvoller erscheint mir allerdings tatsächlich, die Belegschaft in Teams zusammenzustellen, so dass sie gemeinsam arbeiten, wohnen und Urlaub machen.
Der Arbeitsschutz macht nicht an Grenzen halt. So wie Arbeitgeber darauf achten müssen, dass der Homeoffice- Platz den Sicherheitsvorschriften entspricht, so muss auch die Sicherheit am Reiseziel zumindest eingehend geprüft werden. Die Arbeitszeit muss selbstverständlich vorab festgelegt werden. Man kann eine Kernarbeitszeit bestimmen, die von den Mitarbeitern eingehalten werden muss und die auch täglich kontrolliert wird.
„Man kann eine Kernarbeitszeit bestimmen, die von den Mitarbeitern eingehalten werden muss und die auch täglich kontrolliert wird“
Bei einem Unternehmen aus Berlin war die Unternehmensinhaberin die gesamten vier Wochen vor Ort, hat also immer gemeinsam mit den Mitarbeitern gearbeitet und die Arbeitszeit kontrolliert. Es muss von Anfang an festgelegt werden, wann handelt es sich um Freizeit und wann um Arbeitszeit. Stellen Sie auch klar, dass sie keinen Urlaub gewähren, außer die Belegschaft ist damit einverstanden, dass jeweils nur halbtags gearbeitet wird und die zweite Hälfte des Tages auf den Jahresurlaub angerechnet wird. Das bleibt den privatrechtlichen Vereinbarungen überlassen. Die Kosten der Unterkunft müssen vom Arbeitgeber getragen werden, während die Verpflegung durchaus der Belegschaft überlassen werden kann. Sie müssen ja auch zu Hause für Speis und Trank Sorge tragen. Der Ordnungssinn und der Sinn für Sauberkeit ist bekanntlich von Mensch zu Mensch verschieden und so muss von Anfang an geklärt werden, wer reinigt, und für den Fall, dass ein Fremdunternehmen beauftragt wird, wer trägt dafür die Kosten. Bitte bedenken Sie, bei Übernahme von Kosten kann es sich möglicherweise um einen Sachbezug handeln, der versteuert werden muss. Bitte klären sie mit der Berufsgenossenschaft, wer für die Kosten aufkommt im Falle eines Arbeitsunfalles.
Derartige Workation-Projekte funktionieren also nur in Unternehmen, bei denen ein „mobiles Arbeiten“ möglich ist. Es gibt jedoch Unternehmen, bei denen einige der Mitarbeiterinnen nur in Präsenz arbeiten können, während andere im Homeoffice ihrer vertraglichen Arbeitspflicht nachkommen. Das führt zu einer Ungleichbehandlung und es sollten Alternativen geschaffen werden.
„Derartige Workation-Projekte funktionieren also nur in Unternehmen, bei denen ein ,mobiles Arbeiten‘ möglich ist“
Bei vielen bestehen Bedenken, ob es sich bei Workation nicht um eine „Entsendung“ handelt, mit der Folge, dass das Sozialversicherungsrecht eines Mitgliedsstaates Anwendung findet. Nur wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin für eine längere Zeit im Ausland arbeitet, könnte es sich um eine Verlagerung des Arbeitsplatzes ins Ausland handeln. Bei einer Workation wird der Arbeitsplatz nur sehr kurz in ein anderes Land verlegt und es bleibt bei dem Sozialversicherungsrecht in Deutschland. Es sind alle deutschen Arbeitsgesetze und Verordnungen anzuwenden und zu beachten. Workation ist keine Versendung ins Ausland, sondern allenfalls eine Entsendung. Mithin auch keine grenzüberschreitende Tätigkeit.
Eine Änderung zum 1. Juli 2023 zu grenzüberschreitenden Tätigkeiten in Telearbeit gibt eine gewisse Richtlinie, wie wir diese Art der Arbeit zukünftig gestalten und rechtlich einordnen können, sofern die Mitarbeiter möglicherweise den Aufenthalt bei einer Workation verlängern wollen.
Seit 2004 haben wir in Europa, und zwar in der EU/ EWR und Schweiz, auch für grenzüberschreitende Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen eine Verordnung zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit (VO (EG)Nr. 883/2004). Normalerweise führt eine Tätigkeit in einem Mitgliedstaat der EU dazu, dass auch das Sozialversicherungsrecht dieses Mitgliedstaates Anwendung findet. Artikel 11 und Artikel 16 dieser Verordnung sind sog. Kollisionsnormen, um zu verhindern, dass auf einen Sachverhalt die Rechtsvorschriften mehrerer Mitgliedstaaten Anwendung finden. Im Jahre 2004 hat man jedoch noch nicht an „Telearbeit“, wie wir sie heute kennen, gedacht.
Bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten in „Telearbeit“ ist folglich grundsätzlich das Sozialversicherungsrecht des Mitgliedstaates der EU anzuwenden, an welchem sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin mit seinem oder ihrem Laptop aufhält.
Für „Entsendungen“ sowie bei einer regelmäßigen Beschäftigung in ein oder zwei Mitgliedstaaten bestehen Ausnahmen. Arbeitet eine Grenzgängerin regelmäßig mehr als 25 % von ihrem Wohnsitz aus für einen Arbeitgeber mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat/ Schweiz, unterliegt die gesamte Tätigkeit grundsätzlich der Sozialversicherung des Wohnmitgliedstaats. Bei weniger als 25 % ist die Sozialversicherung des Mitgliedstaats, in welchem der Arbeitgeber seinen Sitz hat, anzuwenden. 25 % entspricht bei einer Vollzeittätigkeit nur einem Arbeitstag.
Durch Corona haben Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, nicht nur in Deutschland, ihren Arbeitsort nach Hause, also ins „Homeoffice“ verlegen müssen und dies auch beibehalten. Durch die damit verbundene Mobilität ist in vielen Fällen eine Telearbeit auch in anderen Ländern möglich geworden. Die Übergangsbestimmungen, die während der Pandemie eingeführt wurden, endeten am 30.06.2023. Nun haben sich zahlreiche Mitgliedstaaten, auch Deutschland, auf eine Rahmenvereinbarung verständigt. Ab dem 01.07.2023 können nun Arbeitgeber in diesen Mitgliedstaaten einen Antrag bei GrenzgängerInnen im Homeoffice stellen, wonach bei einer Telearbeit von bis zu 50 % das Recht des Staats anzuwenden ist, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Dies gilt für Tätigkeiten sowohl für einen oder mehrere Arbeitgeber mit Sitz in einem Mitgliedstaat als auch von zu Hause im Wege der grenzüberschreitenden Telearbeit.
Diese Vereinbarung ist bereits am 01.07.2023 in Kraft getreten, mithin zeitlich nahtlos an die bisherigen Sonderregelungen aufgrund und nach der Pandemie. Diese Vereinbarung war notwendig geworden, da die Arbeitswelt mittlerweile flexibel und digital geworden ist. Dadurch hat auch grenzüberschreitende Telearbeit – nicht zuletzt seit der Pandemie – zugenommen. Man kann das Rad nicht mehr zurückdrehen.
